Online afspraken maken – Hoe maak je het jezelf en de ander makkelijker?
Herken je het probleem dat je een afspraak wilt maken met een relatie, klant of prospect, en dat je eerst een paar berichten verder bent voordat jullie een plekje in de agenda’s hebben gevonden die voor beide mogelijk is? Of dat je de mogelijkheid wilt bieden op je website aan je bezoekers om direct online een afspraak met jou te boeken?
Dat probleem is vanaf nu verleden tijd, want je kunt dit heel erg makkelijk oplossen door een online tool in te zetten!
Er zijn een aantal aanbieders van tools die het plannen van afspraken makkelijker maken. Wellicht ken je privé wel datum prikker om met familie of vrienden die ene datum te vinden dat iedereen samen kan komen.
Dit soort programma’s bestaan ook voor zakelijk gebruik met verschillende handige functies.
In mijn zoektocht naar de beste tools heb ik er 3 uitgekozen die ik hier verder zal toelichten.
Hoe werken deze tools
Deze afspraken tools maken connectie met je agenda, na toestemming uiteraard. Hiervoor is vaak een connectie mogelijk met bijvoorbeeld Gmail en Microsoft Outlook. Zodra je deze toestemming hebt gegeven, kun je aangeven op wat welke dagen en tijden er beschikbaarheid getoond mag worden. Vervolgens is er realtime synchronisatie. Dit betekent dat wanneer er in je agenda een afspraak staat op een tijdstip dat je beschikbaarheid aangeeft in de tool, dit niet meer te boeken is.
Voorbeeld
Dus stel ik geef aan dat op elke doordeweekse dag er tussen 14.00 uur en 16.00 uur tijd geboekt mag worden en ik heb op donderdag een afspraak of activiteit in mijn agenda gezet van 13.00 uur – 14.30 uur, dan kan er tot 14.30 uur niet geboekt worden via de afspraken tool.
In veel gevallen is het mogelijk om binnen de tools een stuk te personaliseren, zoals je bedrijfslogo, de bevestiging pagina na het maken van de afspraak en de mails die verstuurd worden en natuurlijk de duur van een afspraak.
Er zijn diverse type afspraken te maken, met verschillende onderwerpen, zodat je agenda ook overzichtelijk blijft.
1. Calendly
Calendly is de tool die wij zelf gebruiken en ook regelmatig bij klanten wordt ingezet. Het is een makkelijke tool die eenvoudig in het gebruik is.
Je kunt starten met een gratis versie en hebt daarin de mogelijkheid om 1 type afspraak in te stellen. Wil je meer verschillende type afspraken instellen, dan kun je overstappen naar een betaalde versie.
Calendly werkt erg intuïtief en dat vind ik altijd erg belangrijk. Je koppelt Calendly heel gemakkelijk aan je agenda, bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Google Agenda. Deze koppeling maakt het mogelijk dat er realtime zichtbaar is wanneer je beschikbaar bent.
In Calendly geef je vervolgens bij het aanmaken van een afspraak type aan wanneer er afspraken geboekt kunnen worden in je agenda. Dus bijvoorveeld alleen op maandag middag tussen 13.00 – 17.00 uur. Verder kun je aangeven hoeveel tijd er tussen afspraken in moet zitten bijvoorbeeld vijf minuten om even op adem te komen. Tenslotte kun je instellen hoe lang de afspraak moet duren.
Na het aanmaken en invullen van het afspraak type is er automatisch een boekingspagina aangemaakt. De link hiervan kun je makkelijk kopiëren en delen, maar je kunt ook op je website de boekingspagina insluiten, zodat het op je website zelf zichtbaar is. Wij hebben er zelf voor gekozen om een knop op onze pagina te gebruiken met daarin de link naar de boekingspagina.
In de accountinstellingen kun je een profielfoto uploaden en je logo. Dit wordt zichtbaar op de boekingspagina waar je relaties op terechtkomen om een afspraak te boeken.
Bij de gratis versie zit 1 type afspraak in het pakket. Wil je verschillende soorten afspraken maken om te laten boeken, dan heb je een betaald account nodig.
Een premium pakket kost $ 10,- per maand.
2. Youcanbook.me
youcanbook.me is net als Calendly heel erg intuïtief in het gebruik. Ze hebben een lekker overzichtelijk dashboard en begeleiden je stap voor stap in het instellen van je beschikbaarheid.
Er is een gratis versie, die best wel wat opties heeft, maar ook wat beperkingen natuurlijk.
In de gratis versie kun je je start- en eindtijd per dag instellen, maar je kunt niet een afspraak type maken en daarbij specifieke tijdblokken aangeven.
Wat je dus instelt bij je start en eindtijd bijvoorbeeld Van 9.00 – 17.00 uur, wordt dan allemaal als opties ingegeven. Wil je dus elke dag 2 uur beschikbaar zijn voor afspraken die via je website of social media geboekt kunnen worden, dan moet je die tijdsblokken instellen.
Je kunt aangeven hoelang een standaard afspraak moet duren, bijvoorbeeld 30 minuten. Hierin heb je binnen de gratis versie geen mogelijkheid om verschillende tijdsblokken aan te maken.
Het is mogelijk om je logo toe te voegen aan je account en bij een betaalde versie kun je ook je eigen huisstijlkleuren invoeren.
Bij de gratis versie is een bevestigingsmail inbegrepen. Deze is aan te passen naar je eigen inhoud. De tekst die in die mail komt kun je dus zelf bepalen. Wil je ook herinneringen versturen, dan kan dit vanaf een betaald account.
Verder is het ook mogelijk om de afspraak zoals die getoond wordt in de agenda naar je eigen wensen aan te passen. Je kunt ook heel gemakkelijk je Zoom account toevoegen, Hiervoor koppel je Zoom aan je youcanbook.me account en bewerk je de afspraak zodat de Zoom link met wachtwoord altijd wordt ingevoegd.
Het kleinste betaalde pakket kost € 9,- per maand.
3. Acuityscheduling
Deze tool is heel erg uitgebreid en kun je ook goed inzetten voor een team. Bij het aanmelden worden direct een aantal vragen gesteld over je bedrijf, om op voorhand wat zaken voor je in te stellen. Eenmaal door de introductie heen, kom je in een uitgebreid dashboard. Het is niet zo intuïtief als Calendly en Youcanbookme, maar het is best overzichtelijk. Met behulp van het programma kun je redelijk snel en makkelijk een afspraak aanmaken om te laten boeken.
Er kan een koppeling gemaakt worden met Google agenda, Microsoft Outlook en Apple Icloud. Het koppelen van de agenda kan alleen bij een betaalde versie. Daarnaast is het bij de betaalde versie ook mogelijk om Zoom, Google Meet en bijvoorbeeld Gotomeetings te koppelen, zodat de link hiervoor automatisch meegestuurd wordt in de uitnodiging.
Ten opzichte van de vorige 2 tools heeft deze gratis versie als voordeel dat je hier een onbeperkt aantal afspraak types kunt aanmaken.
Het kleinste betaalde pakket kost $15 per maand.
Is er een programma, waarvan jij vindt dat dit hier echt tussen hoort te staan of waarvan je meer wilt weten? Laat het ons weten!
Wil je graag met ons overleggen welke afspraken tool er bij jou situatie past of heb je een ander vraagstuk voor ons?
Plan dan hier een belafspraak in met Angela. Zij helpt je graag op weg.
