Het is nauwelijks meer voor te stellen, maar mijn eerste baan als directiesecretaresse was ‘e-mail-vrij’. Inmiddels hebben veel mensen het gevoel te bezwijken onder alle elektronische post.
E-mail is, naast alle andere communicatiekanalen, nog steeds een veelgebruikte manier om te communiceren of documenten te versturen. Als je er niet verstandig mee omgaat, kan het je productiviteit flink verminderen.
Met de volgende tips kun je de dagelijkse stroom aan nieuwsbrieven en (reclame)berichten onder controle houden en je werkdag afsluiten met een opgeruimde en overzichtelijke inbox.
Tip 1: Archiveren
Idealiter bevat je Postvak In slechts twee soorten e-mails: de berichten die je nog niet gelezen hebt en de mails die je al wel hebt gelezen, maar die nog om opvolging vragen. Alle andere berichten gooi je weg of – als je ze echt wilt bewaren – plaats je in een archiefmap. Maak bijvoorbeeld mappen aan voor ‘afspraken’, ‘inkoop’ en op naam van terugkerende opdrachtgevers.
Gebruik je mailbox niet als opslag. Sla documenten die je via e-mail hebt ontvangen op in je OneDrive, Google Drive of welke manier van opslag jij dan ook gebruikt. Deze kleine moeite scheelt je op een later moment veel zoekwerk en -tijd.
Tip 2: Junkbox
Maak een apart e-mailadres aan voor junkmail. Schrijf je je in voor nieuwsbrieven, doe dit dan met een adres dat je alleen hiervoor gebruikt. Dit kan een nieuwsbrief@ en dan je bedrijfsnaam zijn, maar een Hotmail of G-mail adres is ook binnen 5 minuten aangemaakt. Deze junkbox hoef je niet dagelijks te bekijken, maar scan je even als je ’s avonds op de bank zit, moet wachten op je afspraak of in de trein zit.
Tip 3: Uitschrijven
Neem de moeite om je af te melden voor ongewenste mail. Onderin nieuwsbrieven zou altijd een afmeldlink moeten staan waarmee je je gemakkelijk kunt uitschrijven. Is dit niet het geval, dan kun je met een rechtermuisklik de afzender blokkeren zodat deze voortaan direct in de spam box zal belanden.
Tip 4: Efficiency
Probeer onnodig mailen te voorkomen. Stel jezelf de vraag of het versturen van een bepaalde e-mail noodzakelijk is. In sommige gevallen levert een kort telefoontje veel sneller resultaat op. Voor interne communicatie kun je oplossingen zoals Microsoft Teams en Slack kiezen. Als je dit goed gebruikt, hoef je bijna geen interne mail meer te versturen. (NB: Binnenkort schrijven we een heel blog over communicatiemiddelen voor groepen en teams).
Kies je toch voor e-mail, houd het dan kort en kom meteen to-the-point. Gebruik witregels, kies voor een logische onderwerp regel en wees duidelijk over het wie, wat, waar, wanneer en waarom. Controleer je mail nog een keer voordat je op verzenden drukt om te zien of je duidelijk genoeg bent. Dit voorkomt eindeloos heen-en-weer mailen over hetzelfde onderwerp.
Tip 5: Delegeer
Vind je het lastig om je inbox opgeruimd te houden of heb je zo’n achterstand opgelopen, dat opruimen je te veel tijd kost? Delegeer het dan en laat het zelf los. Een Virtual Assistant kan jou hier prima bij helpen en kan misschien ook direct afspraken voor je inplannen en informatie aanvragen beantwoorden. Dit scheelt jou veel tijd én je kunt je focus op je “echte werk” houden!
